“Transitie naar agile is maatwerk”

Kwaliteitsimpuls

Zoals veel overheidsorganisaties werkte de gemeente Den Haag projectmatig op basis van Prince2. Ongeveer vier jaar geleden groeide de wens te onderzoeken of de organisatie een kwaliteitsslag kon maken door agile te gaan werken. Michael van Lievenoogen, Managing Consultant bij Salves, was al in de beginfase betrokken bij het project. “Toen ik kwam werden de eerste stappen voorzichtig gezet,” herinnert hij zich. De scrum master was twee weken bezig, en Michael kreeg de opdracht een kwaliteitsimpuls te geven. “We hielden ons bezig met het online-product ‘Mijn Den Haag’. Hier kunnen burgers en ondernemers allerlei zaken regelen, zoals een parkeervergunning.” Een paar dagen nadat Michael startte stapte de scrum master op. “Dat gaf me de mogelijkheid die rol te pakken. Ik deed al ervaring op bij andere opdrachtgevers.”

Hiërarchische organisatie

De leden van dit eerste team stond open voor agile werken en wilden er graag mee starten. Wel was al snel duidelijk dat de samenwerking met andere teams, die nog op de traditionele manier opereerden, soms ingewikkeld was. “Zo moesten we regelmatig een beroep doen op de technische afdeling, maar die mensen zijn ook bezig voor andere teams,” legt Michael uit. “Dan moeten er prioriteiten gesteld worden, wat lastig kan zijn in een hiërarchische organisatie als een gemeente.”

Experimenteren binnen een pilotproject

Het agile-project was bestempeld als een ‘pilot’. Het voordeel daarvan was, dat de leden van het team zaken konden uitproberen. “We hebben bijvoorbeeld iemand van het technische team tijdelijk bij ons onder kunnen brengen. Zo haalden we de regie meer naar ons toe.” Het was in die beginfase een kwestie van experimenteren en laten zien dat je processen op kleinschalig niveau toch al kunt veranderen, vertelt Michael.

Stuart Yates en Michael van Lievenoogen

Cultuuraanpassingen

Na twee jaar viel binnen de organisatie het besluit agile breed uit te rollen. Er werd een tijdelijke organisatie ingericht die tot het eind van dit jaar zal bestaan. In die periode moet blijken of agile geschikt is als manier van werken.

Inmiddels werkt Michael als agile coach. “Samen met acht andere agile coaches begeleiden we de transitie.” Een van hen is Stuart, die ongeveer een jaar geleden startte. “Het is een intensief traject voor de organisatie,” geeft hij aan. “Er is geen standaard methodiek die we uitrollen, het is echt maatwerk.”

Hij geeft aan dat 80% van het werk bestaat uit het creëren van draagvlak en het veranderen van werkpatronen van medewerkers en de werkcultuur. “Gelukkig zijn er in de teams enthousiaste mensen, die kennis delen en anderen meenemen in het proces.”

Kleurrijke medewerkers

Inmiddels is duidelijk dat de methodiek slaagt, weet Michael. Hij is er trots op dat het succes van het pilotteam nog steeds als referentie wordt gebruikt om de kracht van agile werken duidelijk te maken.

Stuart is onder de indruk van de medewerkers bij de gemeente. “Ik spreek en ontmoet heel interessante mensen, soms echt kleurrijke Hagenezen, met de intrinsieke drive zich in te zetten voor de samenleving. Het is mooi daaraan mee te kunnen werken.”