Tuinieren op kantoor

Mijn verhaal gaat over het creëren van succesvolle kennisvormen. Het begint met het zien van CoPs, Chapters of Gildes als gewassen. Gewassen waarvoor je zorgt en aandacht geeft om te groeien. 

Binnen SAFe spreekt men over CoPs (Communities of Practice), georganiseerde groepen personen met een gemeenschappelijke interesse in een specifiek domein. Deze personen werken regelmatig samen, delen informatie, verbeteren eigen competenties om hun kennis en kunde over dat specifieke domein te verrijken. Dit heeft een overlap met Chapters en Gildes, waarbij HR een extra dimensie kan zijn. Chapters en Gildes zijn groepen werknemers met dezelfde expertise of interesses binnen een organisatie. Voordelen van deze samenwerkingsvormen ontstaan door het sneller of efficiënter oplossen van problemen of het verbeteren van kwaliteit. Bijvoorbeeld voor een specifiek product of bedrijfsproces. Dit levert een waardevolle bijdrage aan de grotere doelstellingen van een organisatie. 

Waarom is het nodig CoPs, Chapters of Gildes te zien als gewassen? Om gezonde gewassen te telen zijn er specifieke activiteiten en omstandigheden nodig. Hetzelfde geldt voor succes- en waardevolle samenwerkingen. Met de volgende stappen creëer je zelforganiserende en gemotiveerde kennisgroepen binnen je organisatie. 

CREËER EEN VRUCHTBARE OMGEVING 

Deelnemen aan kennisgroepen gebeurt vrijwillig of het wordt toegewezen. Voor beide situaties geldt dat omgevingsvariabelen van grote invloed zijn op het succes. Geef deelnemers de ruimte en vertrouwen om samen te werken aan het vakgebied. Een percentage uren per week beschikbaar om te besteden aan de kennisgroep schept transparantie, focus en tijd. Dit voorkomt ook dat de deelnemer continu verantwoording moet afleggen bij zijn of haar Scrum Team, squad, of DevOps team. 

Laat de “hoe” over aan de kennisgroep. Het niveau van communicatie en interactie wordt bepaald door de deelnemers zelf. Bijvoorbeeld de frequentie van meetups, kennissessies, workshops en het gebruik van tooling. Stel tooling wel beschikbaar om samen te werken. 

Dezelfde frequentie aanhouden bij meerdere kennisgroepen helpt juist bij het creëren van een vruchtbare omgeving. Er is focus om tijd te besteden aan de kennisgroepen. Ze zijn zelforganiserend van nature, dus de frequentie moet aansluiten bij de behoefte van de deelnemers. Zie het als stabiele ondergrond, waarin je kunt groeien en bloeien. 

SELECTEER EEN KARTREKKER 

Kennisgroepen ontstaan volgens SAFe door een kleine kerngroep van personen die een gemeenschappelijke passie en behoefte delen voor een bepaald domein. Hoe de theorie ons leert om kennisgroepen zelf te laten ontstaan en niet te creëren, laat de praktijk anders zien. Een klein aantal bekenden zoekt elkaar snel op. Het organiseren van kennis op grotere schaal heeft een duwtje nodig. 

Selecteer een kartrekker. Deze persoon is verantwoordelijk voor het opstellen van de visie voor de kennisgroep. Deze visie moet ondersteunend zijn aan de hogere doelstellingen van de organisatie. De ontwikkeling van kennis en kunde is dus complementair aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Deze persoon hoeft de visie niet alleen op te stellen, echter faciliteert dit wel met de andere deelnemers van de kennisgroep. Wat is het doel van de groep? Wat zijn de waarden waaraan de deelnemers zich houden? De kartrekker verzamelt deze antwoorden met de deelnemers. 

GEEF CONTINU WATER EN ZONLICHT 

Volgens SAFe hebben kennisgroepen vijf stadia van ontwikkeling: committing, starting up, operating, winding down en shutting down. Is de scope van een kennisgroep een groter domein? Dan zal de doorlooptijd langer zijn of wellicht continu. Gedurende alle stadia is het belangrijk om continu water en zonlicht te geven. Blijf aandacht geven aan de kennisgroep en doelstellingen. Zo hou je de operating stadia ook optimaal. 

Wat voor aandacht is nodig? Vooral in de startfase is het nodig als kartrekker om de kennisgroep te organiseren en te faciliteren. Wees streng op het proces, zacht op de mens. Dit creëert regelmaat en een vertrouwde omgeving. De kennisgroep is een ronde tafel, waarbij elke deelnemers gelijk is. Geef dus vertrouwen aan elke deelnemer bij elke stap. Geef ze de ruimte om te leren en fouten te maken. Met vertrouwen verhoogt de motivatie en betrokkenheid ongeacht de achtergrond of het profiel van de deelnemer. 

Is de ondergrond nog vochtig? Bewaak continu de zelf opgestelde doelstellingen. Laat de deelnemers dit zelf doen, bijv. door frequente meetups of reflectie zoals Retrospectives. Zonder doelstellingen heeft de kennisgroep ook geen waarde. Meetups zijn kennissessies, trainingen of hackatons. Wederom geldt dat de deelnemers hier zelf verantwoordelijk voor zijn. 

Zoals eerder beschreven heeft elke kennisgroep waarden opgesteld. Deze zijn het fundament van de samenwerking en ook dynamisch. Blijf gezond samenwerken door je aan de groepswaarden te houden. Deelnemers weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. 

HEB VERTROUWEN EN OOGST WAT JE PLANT! 

Oogsten en smullen van je gewassen? Bovenstaande factoren vergoten het succes van de kennisgroep. Vier deze successen ook! Bijvoorbeeld Indien de kennisgroep trainingen behaald of na gevolgde/gegeven kennissessies. Maak het zichtbaar wanneer kennis en kunde wordt toegepast in de organisatie: showcases! 

Maak je oogst dus zichtbaar en deel deze ook binnen de organisatie. Je neemt de omgeving om je heen, zoals management of andere stakeholders, mee in de ontwikkeling en waarde van de kennisgroep. Daarnaast inspireert het andere expertises om te groeien en bloeien met elkaar.  

Dus wat kunnen we leren van het boerenleven binnen onze (thuis)kantoren? Besteed aandacht binnen je organisatie aan de ontwikkeling van kennis en persoonlijke ontwikkeling. Je stimuleert hiermee de groei en verbondenheid van mensen. Hoe mooi is het als loyaliteit niet meer voortkomt uit salaris of een vast dienstverband, maar volledig uit kennis en ontwikkelmogelijkheden. Wat je zaait, zal je oogsten.