Testen van A tot Z bij de EPD-implementatie voor Gelre Ziekenhuizen

“Bijna 16 jaar werk ik nu bij Salves, inmiddels als Projectleider Testen. In het begin deed ik veel opdrachten bij banken en verzekeraars. Na enkele opdrachten te hebben gedaan voor ziekenhuizen ben ik 5 jaar geleden als een van de eersten overgestapt naar de Zorg BV van Salves. De gezondheidszorg is een mooie maar ook uitdagende sector om voor te werken. De processen zijn er complex en de gebruikers in de ziekenhuizen zijn onder andere artsen, verpleegkundigen, OK- en polimedewerkers die bijna geen van allen een IT-achtergrond hebben. Hun belangrijkste verantwoordelijkheid ligt niet bij het werken achter de computer, maar ze spelen wel een grote rol bij het uitvoeren van testen tijdens de implementatie en daarom is het van belang dat ze goed begeleid worden.

Vereenvoudiging applicatielandschap

Gelre ziekenhuizen maakte in het verleden gebruik van verschillende applicaties. Een van de doelen van het nieuwe EPD was dan ook het vereenvoudigen van het applicatielandschap zodat zij onderhoud, beheer en exploitatie van de IT efficiënter konden inrichten. Bovendien wilde het ziekenhuis op de toekomst voorbereid zijn. Onder meer daarom heeft Gelre Ziekenhuizen als eerste ziekenhuis het EPD naar de cloud getild. Voor het testen maakte dat niet veel verschil, al hebben we wel meegekeken naar de performance. Er leefden zorgen dat ‘de cloud’ voor vertragingen zou zorgen. De snelheid van HiX werd getest en de zorgen bleken ongegrond.

Verschillende soorten testen noodzakelijk

Chipsoft heeft een standaard uitrol voor HiX met een vast aantal fasen voor de implementatie. Eerst bepalen we wat voor soort testen we moeten doen door de risico’s te beschrijven. Hiervoor geldt: the devil is in the details. Neem de gegevensoverdracht van de oude naar de nieuwe applicatie. De data uit de huidige applicaties die over gaat naar HiX moet goed en compleet zijn. Dat is essentieel. Hiervoor voeren we een conversietest uit. Maar ook de gegevensuitwisseling via koppelingen met andere applicaties moet goed verlopen. Een koppelingentest maakt dan ook standaard deel uit van het traject. Daarna houden we de werkprocessen tegen het licht, die moeten aansluiten op de HiX-inrichting. Daarbij testen we ook de randapparatuur zoals etiketten, het scannen van barcodes en het printen van brieven.

Alle scenario’s in kaart brengen

Dit testtraject heb ik met onder meer Salves-collega’s Dennis van den Langenberg en Wicky Autar gedaan. Het EPD is een centraal en cruciaal onderdeel in de werkprocessen van een ziekenhuis. Je moet dus echt alle belangrijke scenario’s samen met de gebruikers van het EPD in kaart brengen en de risico’s goed in het vizier hebben. Dat is soms best complex.

Integrale testdagen

Implementatietrajecten in de zorg zijn bovendien vaak grootschalige projecten met veel stakeholders. Als de voorbereidende fasen erop zitten, volgen de integrale testdagen. Meer dan 200 mensen doen eraan mee, inclusief consultants die door het ziekenhuis zijn ingehuurd voor de begeleiding van de implementatie en consultants van de leverancier van het EPD. We spelen patiëntcasussen na met integrale testscripts om de volledige keten van werkprocessen te testen voordat de applicatie live kan gaan.

Kwaliteitsadvies

Voorbeeld van zo’n casus? Stel, iemand valt van zijn fiets en komt in het ziekenhuis op de spoedeisende hulp terecht. Alle processen die deze patiënt doorloopt, testen we, tot en met de factuur. Naast de vele artsen,  verpleegkundigen en andere ziekenhuismedewerkers die op zo’n dag testen, vragen we medewerkers, die niet actief betrokken zijn bij de implementatie, om voor patiënt te spelen. Op basis van deze patiëntcasussen maar ook  resultaten van andere uitgevoerde testen, brengen we advies uit over de kwaliteit van de implementatie. De stuurgroep van het ziekenhuis beoordeelt of HiX klaar is voor livegang of dat er kwesties zijn die nog opgelost moeten worden.

Zorgpersoneel zeer betrokken

De testdagen zijn van cruciaal belang in het implementatietraject. Hier gaat veel voorwerk aan vooraf. Alle patiëntcasussen moeten we uitwerken en uitschrijven en er zijn ook organisatorische voorbereidingen. Iedereen die meedoet heeft bijvoorbeeld een werkplek nodig. Bovendien moeten we mensen informeren over wat we van hen verwachten op deze dagen. De testdag zelf start ik met een presentatie waarin ik nogmaals uitleg wat we die dag gaan doen en wat de planning is van de verschillende activiteiten en evaluatiemomenten. Hierna gaan de testers naar hun werkplekken en bereid ik de testpatiënten voor.

Je merkt dat zorgmedewerkers het druk hebben. Het testen maar ook alle andere werkzaamheden die zij voor het project uitvoeren, hoort natuurlijk niet tot hun primaire proces en het komt boven op het gewone werk. Voor de integrale testdagen vragen we van ze om de hele dag beschikbaar te zijn, maar ook voor het conversietesten plannen we hen meerdere malen minimaal een halve dag in. Ad hoc is dat heel lastig te organiseren. Zeker als er personeelstekorten zijn. We moeten het lang van tevoren regelen, terwijl een implementatietraject wel eens een ad hoc – situatie kent. Het is wel mooi om te merken dat veel mensen in de zorg betrokken zijn bij het traject. We krijgen ook mails in het weekend of ’s avonds. Het leeft, zo’n implementatietraject, en mensen denken volop met ons mee.

Hotfixes doorvoeren

Eind 2022 is HiX live gegaan bij Gelre ziekenhuizen. Maar iedere twee weken volgt er een hotfix met contentupdate, waarin softwareaanpassingen en wijzigingen van de inrichting zitten. Net na de livegang is het belangrijk om de hotfixes meteen door te voeren. Ik ben daar zeker die eerste keer bij betrokken. Na een tijdje kiest een ziekenhuis er vaak voor om eens in de 4 of 6 weken de hotfixes te samen aan te pakken. Je wilt niet te ver achterlopen, dus het testen blijft terugkomen. De organisatie doet dat al snel helemaal zelf, mits het ziekenhuis daar qua bemensing op is ingericht. In veel gevallen besteedt de beheerorganisatie een groot deel van het testen liever uit vanwege de steeds terugkerende grote imact op de beheerresources en zorgmedewerkers. In dat geval ondersteunen we in de beheerfase met de TestBot die bestaande functionaliteit geautomatiseerd test. Dat scheelt ze enorm veel repeterend testwerk. Sowieso kijken we altijd vanaf de zijlijn nog even mee. Dan nemen we afscheid.”